Concerts en nos Villages, l'association-loi 1901 qui organise le Festival en Poitou a décidé de dématérialiser les notes de frais soumises à l'association.
Plusieurs objectifs sont poursuivis :
- Simplifier la gestion de l'ensemble des notes de frais reçues ;
- Permettre plus facilement le transfert des pièces ;
- Eviter que des demandes se perdent ;
- Pouvoir suivre quand le paiement est effectué.
Pour introduire votre note de frais, vous devez vous connecter sur l'interface dédiée.
Quels frais sont remboursés ?
Nous remboursons les frais de déplacement (essence, péage, billet de train) raisonnables. Nous compensons également la mise à disposition de chambres chez l'habitant pour des musiciens (participation aux frais de petit déjeuner et frais courants divers).
Vérifiez que nous avons les bonnes coordonnées bancaires
En début de saison - particulièrement pour les comptes non français - envoyez à la comptabilité votre IBAN et votre BIC. Nous devons nous rendre physiquement à la banque pour créer des comptes étrangers (mesure de sécurité du Crédit Agricole). Ne pas le faire en début de saison vous expose à des retards conséquents.
Comment avoir un nom d'utilisateur et un mot de passe ?
Envoyez un mail à la comptabilité. Un nom d'utilisateur et un mot de passe provisoire vous seront envoyés par mail.
J'ai oublié mon mot de passe ?
Sur la page de connexion, cliquer sur 'Mot de passe oublié ?'
Que faire une fois que je me suis connecté ?
Dans le bandeau bleu foncé situé en haut de l'écran, cliquer sur GRH. Une nouvelle page s'affiche. Le menu à gauche de l'écran, vous propose plusieurs options :
Nouveau permet de créer une note de frais. Attention ! Sauf exception, nous vous demandons de faire une note de frais par période de présence (une pour tout l'été) avec tous vos frais. Nous avons été fréquemment confrontés à des frais rentrés très en retard qui n'ont pas été comptabilisé ce qui a entraîné des retards.
Liste permet de consulter vos notes de frais comptabilisées. Vous pouvez cliquer sur la référence pour consulter, voire télécharger votre note de frais. Vous voyez également son statut actuel.
Entrer une nouvelle note de frais
Cliquer sur 'Nouveau'.
Un premier écran s'ouvre. Vous devez indiquer la date de début de votre note de frais et la date de fin. Simplifiez-vous la vie et choisissez le premier jour du mois de votre début de séjour et le dernier jour du mois de votre fin de séjour.
Vous pouvez indiquer une note 'publique' : accessible à d'autres utilisateurs. Et une note 'privée' visible seulement de vous et de l'approbateur.
Cliquer sur 'Créer note de frais'.
Une note de frais temporaire est créée (avec un numéro de type PROVxx).
Vous devez introduire vos frais ligne par ligne. En mentionnant la date de la dépense. Le type de frais réalisé (Attention : nous n'utilisons pas les frais kilométriques : utiliser la rubrique 'Transport'. Les frais de type 'Repas' ne sont pas remboursés sauf lorsque nous vous avons demandé pour des raisons d'organisation d'être autonome sur un repas).
Une fois toutes les lignes rentrées, vous devez introduire vos justificatifs. Pour ce faire, cliquer sur 'Téléverser un nouveau document maintenant'. Les pdf (par exemple ceux reçus de la SNCF reprenant in extenso le prix payés) et les fichiers images sont autorisés. Vous devez lier vos justificatifs à une ou plusieurs lignes en cliquant sur 'lier la ligne à un document téléversé'.
Une fois toutes ces opérations réalisées, envoyez la note de frais.
Comment ma note de frais est traitée ?
Une première étape consiste à vérifier que votre note de frais est complète et exacte : tous les justificatifs sont présents, les montants sont correctement renseignés et raisonnables.
Votre note de frais passe alors à l'état 'validé'.
Nous traitons en priorité les notes de frais des musiciens et vous devriez donc recevoir rapidement votre remboursement (à condition que votre compte bancaire ait été correctement renseigné).